Klantvriendelijke formulieren schrijven voor de publieke sector

De kwaliteit van de Vlaamse formulieren ligt overheidsinstanties nauw aan het hart. Kwaliteitsvolle formulieren moeten leesbaar, eenvoudig en ook klantvriendelijk zijn. Op die manier krijgt de burger correcte aanwijzigen en duidelijke vragen om het formulier in te vullen. De administratie die de formulieren verwerkt, krijgt dan ook betere antwoorden waardoor de verwerking sneller en efficiënter verloopt.

Met de officiële formulierenleidraad van de Vlaamse overheid

Tijdens de opleiding maakt u kennis met de kwaliteitseisen voor 'eenvoudige formulieren'. Aan welke criteria moeten deze formulieren beantwoorden en hoe slaagt u erin om zelf zo'n formulieren te ontwerpen? De theorie wordt opgebouwd aan de hand van de officiële formulierenleidraad van de Vlaamse overheid. Met de bijhorende formulierensjabloon die u elektronisch bewerkt en aan uw noden aanpast, stapt u daarna over op de praktijk.

E-coaching als extra troef

Na de opleiding krijgt elke deelnemer één uur bijkomende elektronische ondersteuning. U stuurt uw eigen formulieren op naar de docent, die er feedback en advies over geeft. Op die manier verfijnt u nog extra uw vaardigheden. U kunt van deze e-coaching gebruik maken tot twee maanden na de opleiding!

1. Enkele concrete voorbeelden

Hoe zijn uw huidige formulieren?

Hoe kunnen ze in de toekomst zijn?

2. Een kwaliteitsvol en 'eenvoudig' formulier

Wat zijn de uitgangspunten voor een ‘eenvoudig formulier’?

Hoe benadert u de doelgroep op de juiste manier?

Wat doet u als één formulier verschillende invullers heeft?

Welke gegevens vraagt u op?

Hoe ordent en rubriceert u de gevraagde gegevens?

Welke aanwijzingen geeft u de invuller?

Welke soorten vragen stelt u? In welke volgorde? Hoe verbindt u hoofd- en nevenvragen met elkaar?

Hoe formuleert u vragen en aanwijzingen correct en lezersgericht?

Wat zijn de verschillende onderdelen van een formulier?

Hoe structureert u een formulier?

3. De formulierensjabloon: praktische toepassing aan de computer

Wat zijn de mogelijkheden van de sjabloon? Hoe werkt u er efficiënt mee?

Hoe past u de sjabloon aan uw individuele noden en wensen aan?

4. Eigen formulieren ontwerpen

Federale, regionale en lokale overheden

Iedereen die formulieren voor contact met de burger opstelt

Voor deze opleiding is geen specifieke voorkennis vereist.

U kent de criteria van een kwaliteitsvol formulier en kunt ze ook aftoetsen met de checklist.

U kunt zelf een kwaliteitsvol formulier ontwerpen.

U hanteert de formulierensjabloon op een efficiënte manier.

Kortom, u beheerst de vaardigheden om vanaf nu 'eenvoudige formulieren' op te stellen.

Tijdens deze opleiding staat een praktijkgerichte aanpak voorop: u gaat meteen aan de slag met uw eigen formulieren. U verbetert uw formulieren nog tijdens uw persoonlijke e-coaching waarbij u tot twee maanden na de opleiding advies krijgt van een expert ter zake.

"Besturen die te maken hebben met ingewikkelde formulieren vinden in deze opleiding een goede leidraad."

Karlien Jordens, productbeheerder Bevolking, CEVI Centrum voor Informatica

Het basisgereedschap voor deze opleiding bestaat uit het officiële materiaal van de Vlaamse overheid: de formulierenleidraad, de checklist voor kwaliteitsvolle formulieren en de formulierensjabloon.